Описание
До начала проекта ключевые финансовые и строительные процессы в «ЭВО» были завязаны на ручных операциях и разрозненных инструментах. Заявки на расходование денежных средств и проекты договоров согласовывались по электронной почте, мессенджерам и в устной форме, а контроль лимитов по подразделениям и договорам выполнялся вручную и постфактум. Это увеличивало сроки согласования и создавало риск нецелевого расходования средств.
Бюджеты движения денежных средств и бюджеты доходов и расходов формировались в Excel. Специалисты собирали информацию из разных источников, переносили её в таблицы и вручную сводили в мастер‑бюджеты.
В строительной части учёт по объектам, этапам строительства и материалам был фрагментарным. Типовой бухгалтерский учёт не отражал все отраслевые нюансы, а часть информации велась отдельно. Не хватало «сквозного» учёта: от договора и объекта — до себестоимости и рентабельности.
В результате руководство не имело оперативной, полностью доверенной картины по денежным потокам и объектам строительства, а качество и скорость управленческой отчётности напрямую зависели от человеческого фактора и состояния Excel‑файлов. Для комплексной автоматизации казначейства, бюджетирования и строительного учёта компания «ЭВО» обратилась в «Первый Бит» (офис Краснодар, ул. Кожевенная). Всего проект занял 8 месяцев.
Как решали
Казначейство: заявки, договоры, платёжный календарь
На базе БИТ.Финанс был создан единый контур казначейства. В системе настроили процесс согласования заявок на расходование денежных средств (ЗРДС): разработали 13 различных маршрутов визирования в зависимости от центра финансовой ответственности и суммы заявки, в согласовании участвуют 13 пользователей учётной системы. Каждый маршрут учитывает специфику подразделения, сумму и тип расхода.
Для проектов договоров настроили собственные алгоритмы согласования: порядок визирования зависит от суммы договора и наличия тендерной процедуры. Каждый договор проходит прозрачный путь согласования, зафиксированный в системе.
На основе согласованных заявок и договоров формируется платёжный календарь. Казначей видит все предстоящие платежи, может управлять их приоритетом и планировать движение денежных средств с учётом лимитов и остатков по расчётным счетам. Контроль лимитов и доступности денежных средств теперь выполняется автоматически, в одной системе.
Бюджетирование: БДДС и БДР без Excel
Блок «Бюджетирование» в БИТ.Финанс был настроен с учётом специфики застройщика. Бюджеты движения денежных средств формируются в разрезе статей оборотов, центров финансовой ответственности, проектов и источников финансирования. Платёжный календарь увязан с бюджетными лимитами и фактическими заявками, что позволяет заранее видеть возможные кассовые разрывы и корректировать планы.
Бюджеты доходов и расходов настроены в разрезе статей оборотов, ЦФО, проектов и номенклатурных групп. Мастер‑бюджеты больше не собираются вручную в Excel: данные по факту подтягиваются автоматически из учётной системы через механизмы трансляции. Настроены правила трансляции бухгалтерских данных в управленческий учёт по различным условиям — по статьям затрат, объектам, контрагентам, договорам и т.д.
Отчёты по БДР и БДДС формируются прямо в системе: руководители видят план и факт по доходам, расходам и денежным потокам, могут анализировать отклонения и детализировать показатели до документа‑регистратора.
Отраслевой строительный учёт: БИТ.Строительство
Для учёта отраслевой специфики было внедрено решение БИТ.Строительство совместно с БИТ.Финанс. Оно позволило вести учёт по объектам строительства и объединять объекты в проекты: затраты можно укрупнять или детализировать по этапам работ, видеть себестоимость и рентабельность отдельных объектов в специализированных отчётах.
Настроены отраслевые отчёты по материалам (в том числе формы М‑19 и М‑29), которые позволяют отслеживать материалы на всех этапах строительства и снижать потери от недостач и пересортицы. Автоматизирован учёт давальческих материалов с дополнительной аналитикой, формируются детальные отчёты по давальческим ресурсам в разрезе объектов и контрагентов.
Реализован учёт незавершённого производства по статьям затрат, структура затрат в «незавершёнке» сопоставляется с планом и этапами строительства. Общие для нескольких объектов затраты собираются на специализированных счетах и распределяются по объектам по выбранной базе распределения, что позволяет точнее рассчитывать себестоимость каждого объекта.
В системе связываются объект строительства и контрагент (поставщик или заказчик) через договор. Взаиморасчёты стали прозрачнее, отпала необходимость вести сложные многоуровневые справочники. Специфические операции оформляются отдельными документами: учёт договоров по счетам эскроу, получение разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, отражение уступки права требования по ДДУ.
Благодаря отраслевому решению оперативный и бухгалтерский учёт по строительству стали ближе друг к другу: данные по объектам, этапам и материалам доступны непосредственно в системе и не требуют ручной переработки для управленческой отчётности.
Обучение и тиражирование практик
Настроили права доступа и оповещения, схемы визирования ЗРДС и договоров. Проведено обучение сотрудников работе с казначейством, бюджетированием и отраслевым учётом. Подготовлены инструкции по настройке визирования и прав доступа, сбору факта для БДДС, настройке бюджетной модели, созданию и настройке типовых и произвольных отчётов, а также по настройке правил трансляции.
Это позволило не только внедрить решения, но и закрепить их в ежедневной практике финансовой и производственной служб.
